Verhuis en inhuizing
Een doorgedreven projectbeheer aangevuld met de inzet van onze enthousiaste en gepassioneerde medewerkers vormt de rode draad doorheen het volledige proces van de voorbereiding van de verhuis tot de eigenlijke inhuizing van onze klant, het AZ Sint-Maarten. In nauw overleg met de projectleiding voor de nieuwbouw van AZ-Sint Maarten werden al van bij het prille begin thematische teams in het leven geroepen, die afhankelijk van hun expertisedomein vanuit een geïntegreerde visie elk één deelaspect van de verhuis uitwerken. Deze thematische teams worden geruggensteund door een netwerk van meer dan 100 ‘Single Point of Contact’ (SPOC) personen in het ziekenhuis (1 per dienst) welke individueel en intensief begeleid worden door onze medewerkers. Dankzij een dynamische set van gedetailleerde verhuisdraaiboeken en takenlijsten (voor zowel personeel als externe partners zoals o.a. het Rode Kruis) wordt een vlotte vertaalslag naar de werkvloer gegarandeerd. De toepasbaarheid van de theorie werd in mei 2018 aan de praktijk getoetst tijdens een ‘proefverhuis‘ vóór de eigenlijke verhuis waarbij – aangestuurd door de interne ‘commandocel’ en met waardevolle medewerking van externe partners zoals het Rode Kruis en de brandweer – diverse verhuisscenario’s werden gesimuleerd. Deze ’testcases’ hadden zowel betrekking op het overbrengen van patiënten naar de nieuwbouwlocatie als op de verhuis van medisch en niet-medisch materiaal. Het nauwkeurig bewaken van voldoende voortgang door het opvolgen van acties en processtappen, inclusief het verzekeren van inhoudelijk inbreng op alle deeldomeinen, is voor ons dé sleutel om tegen midden oktober 2018 een succesvolle verhuizing te waarborgen. Tijdens de verschillende fasen van het project kan Omni Care Consult rekenen op de tomeloze inzet van en efficiënte samenwerking met de medewerkers van het ziekenhuis, en dit binnen alle echelons van de organisatie. Dankzij de optimale voorbereiding kijken we samen met de klant uit naar het huzarenstuk dat de nieuwbouw zonder twijfel wordt!
Aankoop en verhuis van materialen
Een multidisciplinair team uitrusting met zowel vertegenwoordiging van het ziekenhuis als Omni Care Consult buigt zich over de inrichting van het ziekenhuis, zowel van de zorgafdelingen als de ondersteunende en administratieve diensten, dus samengevat: het medisch als niet-medisch materiaal. Inventarisatie, het opvolgen van aankoopdossiers, budgetbepaling…het zijn slechts enkele aspecten waarbij Omni Care Consult gretig betrokken was. Maar toch is het de hands-on benadering, zeer operationele en uitvoerende ondersteuning op de werkvloer die de eigenlijke sterkte vormen van dit project! Wat hebben we nodig dat we vandaag niet hebben, wat moet al dan niet verhuisd worden naar de nieuwbouw? En welk materiaal moet dan waar staan? Binnen dezelfde afdeling als vandaag, om misschien toch beter elders? Uitgaand van een optimale (en nieuwe) werking in de nieuwbouw. En…hoe garanderen we dat het materiaal veilig en intact aankomt, welke zaken moeten verpakt worden, en zijn hier dan instructies voor…? En… Een resem vragen waarop Omni Care Consult graag mee een antwoord biedt! Aandacht voor het materiaal gaat bij dit project hand in hand met aandacht voor de humane aspecten. De ziekenhuismedewerkers, uiteraard, waarmee we voortdurend afstemmen, interageren, samenwerken. Maar dé finaliteit van een geslaagde materiaalverhuis is resoluut het vooropstellen van de zorgcontinuïteit, dus: denken en handelen in functie van de patiëntenzorg én veiligheid. De verhuis van medisch materiaal naadloos laten aansluiten op zorgfunctionaliteit. Dus eerst de couveuse naar de nieuwbouwsite overbrengen, en dan de baby verwelkomen. Eerst die hartmonitor ter plaatse brengen, zodat de cardiale patiënt rechtstreeks vanuit de ziekenwagen aangekoppeld wordt. Continuïteit van zorg. Het betekent prioriteiten stellen, plannen, juiste keuzes maken. We onthullen graag dat dit ook toetsstenen waren bij de selectie van de verhuisfirma. Inderdaad, ook op dat vlak heeft Omni Care Consult ondertussen expertise opgebouwd.
Werking operatiekwartier
Omni Care Consult werd gevraagd om de werking binnen het operatiekwartier te optimaliseren, met focus op enerzijds de planning, en anderzijds de verschillende stromen (zowel patiënten- als materialenstromen). Het aspect ‘planning’ omvat in eerste instantie het opstellen van een nieuwe OK-planning, met bijzondere aandacht voor de impact op het beddenhuis bij het maken van keuzes. Een algemene capaciteitsplanning die vanuit het OK en de polikliniek de activiteit van de artsen ondersteunt, maar ook rekening houdt met de beschikbare resources (infrastructuur, bedden, personeel) … het is een uitdaging op zich! Concreet begeleidde onze organisatie de overstap van de huidige planning naar een nieuwe planning. Een systeem dat tegemoet komt aan de vraag van praktische functionaliteit op de werkvloer (welke arts van welke discipline verkrijgt op welke dag welke tijdslots binnen het OK?), en dit zowel tijdens de ‘transitiefase’ van de inhuizing, als met het oog op langetermijnperspectief (na de verhuizing). In nauw overleg met de artsen werd op basis van de koppeling van een aantal parameters een rooster uitgedokterd dat alvast in de actuele fase (inhuizing) positief wordt geëvalueerd. Een analoge oefening gebeurde voor de andere personeelscategorieën binnen het OK, waarbij Omni Care Consult onder meer ook nauw betrokken was bij het fijnstemmen van de functiebeschrijvingen, na het mee vorm geven van het organigram. Als tweede facet kwamen de logistieke stromen aan bod, zowel van de algehele procesmatige patiëntenflow als de materiaalstroom (CSA instrumentarium, apotheekproducten – medicatie, maar evengoed implantaten – en verbruiksmaterialen). Zeker vermeldenswaardig hierbij is de introductie van een elektronisch scansysteem met een waaier aan ‘quick wins’: sneller werken, tegelijk nauwkeuriger, en algemeen gebruiksefficiënter. Zeker ook doeltreffender op het vlak van kosten/baten opvolging, door onmiddellijke digitale koppeling van het gebruikte materiaal aan de individuele patiënt waardoor men tijdens de ingreep meteen een zicht krijgt op de reële kost per ingreep. Een correcte aanrekening aan de verbruiker, het accuraat opvolgen van de ‘financiële balans’ van het OK, een doeltreffender stockbeheer…daar wordt iedereen toch beter van?
Facilitaire en logistieke ondersteuning van ziekenhuis afdelingen – FELOZA
Samen met de klant werkbare oplossingen bedenken voor complexe vraagstukken…dat is Omni Care Consult ten voeten uit! En dus zetten we vol enthousiasme de schouders onder FELOZA, bij uitstek een ziekenhuisbreed, afdelingsoverschrijdend project…een uitdaging die we met beide handen aannamen. Het doel van FELOZA is een optimale en geïntegreerde werking te ontwikkelen voor de facilitaire ondersteunende dienstverlening en alle logistieke stromen, ten dienste van de zorgprocessen. Zo implementeerden we binnen het magazijn een digitaal reservatiesysteem voor het bestellen van verbruiksmaterialen, door de medewerkers van de zorgafdelingen. De voordelen zijn legio: een doeltreffend stockbeheer, een efficiënte bevoorrading (‘just in time’) en algehele standaardisatie (onder meer door kleurcodering). Zonder verpinken kunnen we zeggen dat dit resulteert in een heuse dienstverlenende ondersteuning van het zorgpersoneel. De hoteldienst dan…die al het ziekenhuislinnen behartigt. Omni Care Consult werkte mee een gestroomlijnd systeem uit waarbij het linnen (zowel patiëntenlinnen als pakweg keukenhanddoeken) maximaal ‘klaar voor gebruik’ wordt aangeleverd, rechtstreeks in de bergruimte van de ziekenhuisafdelingen. Dit heeft een positieve impact op het gebruikscomfort voor het verplegend personeel, én zorgt voor meer orde en netheid op de werkvloer. Een grotere productiviteit van de zorgmedewerkers, een optimale hygiëne…ook de patiënt vaart hier wel bij. In parallel nam onze organisatie de processen binnen het goederen– als patiëntenvervoer onder de loep. Dé kern van optimalisatie schuilt hier in het innovatieve dynamische planningsysteem dat in functie van prioriteiten het vervoer gaat plannen. Gewapend met een vernuftig toestelletje met mobiele app zorgen de medewerkers ervoor dat het transport op wieltjes verloopt. En dankzij de handige ‘track and trace’ module kunnen we ook de zoekgeraakte maaltijdkar snel terug op het juiste spoor zetten. Handig toch, die transparantie! De focus op standaardisatie, het maximaal ondersteunen van het zorgpersoneel, het garanderen van een vlekkeloze continuïteit van zorg én het clusteren van taken werd ook doorgetrokken naar de domeinen van schoonmaak, zorgondersteunende logistiek en uitleencentrale. Niet onbelangrijk: Omni Care Consult staat ook in voor de opleiding van de medewerkers! Want vloeiende processen, uitgekiende systemen en performante flows openen deuren…maar de mensen die de processen mee ‘sturen’ en ‘doorleven’, zij vormen uiteindelijk de sleutel!